Behandling af personoplysninger om brugere af Musikkens Hus` faciliteter

Musikkens Hus indsamler personoplysninger i en lang række situationer. Vi er derfor også meget opmærk- somme på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du bruger vores hjemmeside, tilmelder dig vores nyhedsbrev (elektronisk post), køber billetter eller indgår andre af- taler med os.

Musikkens Hus

Musikkens Plads 1
DK 9000 Aalborg
Tlf.: 60 20 30 00
CVR: 25724453
E-mail: data@musikkenshus.dk

Vi indsamler en række personoplysninger om dig, når du eksempelvis tilmelder dig vores nyhedstjeneste, skriver dig på en af vores ventelister, køber/reserverer billetter hos os, sender kommentarer til os på soci- ale medier, retter henvendelse til os via e-mail eller kontakter os telefonisk.

Med undtagelse af billetkøb eller reservationer indsamler vi som udgangspunkt dine personoplysninger direkte fra dig i forbindelse med, at du retter henvendelse til os.

Musikkens Hus samarbejder med Ticketmaster, som administrerer billetkøb og reserveringer for Musik- kens Hus. Ticketmaster er et reservationssystem til en lang række koncerthuse, teatre mv. i lande over hele verden. De fleste billetkøb og reserveringer sker derfor via Ticketmaster. Når du bruger Ticketmaster.dk opretter du en profil på deres hjemmeside, hvor du afgiver en række personoplysninger. Behandlingen af disse oplysninger er Ticketmaster dataansvarlig for. Du kan læse mere herom i den privatlivspolitik, der lig- ger på Ticketmaster.dk.

Når du bestiller billetetter til Musikkens Hus via Ticketmaster, betyder det derfor, at vi modtager de rele- vante kontaktoplysninger på dig, oplysninger om, hvilket arrangement du har købt billetter til, og antal bil- letter fra Ticketmaster, så vi har mulighed for at administrere dit køb eller din reservering.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Du kan tilgå vores hjemmeside via din PC, telefon, tablet eller lignende enheder. Musikkens Hus anvender cookies på vores hjemmeside. Hvilke cookies der anvendes, afhænger af, hvad du har givet samtykke til, når du første gang besøger hjemmesiden fra den pågældende enhed. Det kan eksempelvis være cookies, der fortæller noget om din adfærd på og brugen af hjemmesiden.

Når du retter henvendelse til Musikkens Hus, behandler vi de eventuelle personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødven- digt for, at vi kan behandle din henvendelse. Derudover indsamler vi din e-mailadresse og eventuelle inte- resser (frivilligt) i forbindelse med, at du tilmelder dig vores nyhedstjeneste.

Hvis du køber billetter via Ticketmaster, får vi automatisk adgang til dine kontaktoplysninger samt oplys- ninger om billetkøb eller billetreservation til vores arrangement. Køber du billetterne direkte hos os,

registrerer vi ikke nogen personoplysninger om dig, medmindre du ønsker billetterne tilsendt pr. mail. I så fald behandler vi - foruden oplysningerne om billetkøb - dine kontaktoplysninger samt oplysninger om, hvorvidt billetterne er blevet betalt. Hvis du betaler billetterne i vores billetkontor, registrerer vi desuden dine betalingsoplysninger i vores system. Hvis du har ønsket at få en faktura tilsendt, betyder det, at vi re- gistrerer dig i vores faktureringssystem mhp. at fremsende den ønskede faktura.

TV-overvågning

Du skal være opmærksom på, at der er TV-overvågning flere steder i Musikkens Hus. TV-overvågningen sker af sikkerhedsmæssige og kriminalitetsforbyggende/-opklarende årsager. Der er skiltet med TV-over- vågning de relevante steder. Vi opbevarer TV-overvågningsmateriale i maksimalt 30 dage, medmindre en længere opbevaring er nødvendigt af hensyn til håndteringen af en konkret tvist. Vi kan være forpligtet og/eller berettiget til at udlevere overvågningsmateriale til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed eller til tredjemand (med Datatilsynets godkendelse) i medfør af reglerne i TV-overvågningsloven.

Formålet med og grundlaget for at behandle dine personoplysninger

Musikkens Hus anvender alene dine personoplysninger til det eller de formål, de er indsamlet til. Vi videre- giver dermed aldrig dine personoplysninger til tredjepart, medmindre du selv har givet samtykke hertil, eller vi har en retlig forpligtelse hertil. Hvis vi i den forbindelse er forpligtet til at informere dig om videre- givelsen, vil du modtage en særskilt meddelelse herom.

Når du henvender dig til Musikkens Hus, behandler vi dine personoplysninger for at kunne håndtere din henvendelse og yde den ønskede kundesupport. Det retlige grundlag for denne behandling er databeskyt- telsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b eller f, hvorefter vi må behandle personoplysninger, hvis det sker som et led i at opfylde en aftale med dig, eller hvis vi har en legitim interesse i at behandle personop- lysningerne, hvilket vi typisk vil have, hvis du retter henvendelse til os med en forespørgsel. Hvis du tilmel- der dig vores nyhedsbrev, anvender vi dine kontaktoplysninger til at sende de relevante nyhedsmails og invitationer til arrangementer. Det retlige grundlag for behandlingen er derfor databeskyttelsesforordnin- gens artikel 6, stk. 1, litra b, herunder for at kunne opfylde den aftale, der er indgået med dig om levering af nyhedsbreve.

Når du køber eller bestiller billetter til Musikkens hus, anvendes dine personoplysninger udelukkende til at ekspedere dit køb eller administrere vores venteliste. Det retlige grundlag for denne behandling er således

også databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Hvis du ønsker nærmere oplysninger om, hvor- dan Ticketmaster behandler dine personoplysninger, henviser vi til deres persondatapolitik.

Hvis du har nogle særlige behov eller ønsker i forbindelse med et arrangement i Musikkens Hus, vil vi na- turligvis gerne høre fra dig. I den forbindelse kan det være relevant, at vi behandler oplysninger om dine behov og ønsker, herunder i særlige tilfælde helbredsoplysninger. Dette kan karakteriseres som en følsom personoplysning, og derfor behandler vi kun disse oplysninger, hvis du selv afgiver dem til os og samtykker i, at vi må behandle disse oplysninger om dig. Grundlaget for denne behandling er således databeskyttel- sesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.

Opbevaringsperiode

Personoplysninger slettes eller anonymiseres løbende, når det ikke længere er nødvendigt for Musikkens Hus at behandle oplysningerne, og vi dermed ikke længere har et grundlag herfor. Der er fastlagt en række procedurer for sletning af dine personoplysninger, herunder også for håndtering af personoplysninger på vores billetkontor. Opbevaringsperioden afhænger dog af, hvad formålet med at behandle de pågældende personoplysninger er. Dette skyldes, at vi sletter dine personoplysninger, når formålet med at behandle dem ikke længere er til stede. Når vi vurderer, om personoplysninger skal slettes, lægger vi således vægt på formålet med behandlingen, typen af personoplysninger, om du kunne have en interesse i, at vi fortsat opbevarer oplysningerne, samt om vi er underlagt en retlig forpligtelse til at opbevare oplysninger i et be- stemt tidsrum.

Ovennævnte betyder, at vi behandler personoplysninger til brug for fremsendelse af nyhedsmails, så længe du er tilmeldt vores nyhedsbrev. Hvis du afmelder dette, stopper vi straks med at sende dig nyheds- breve, og vi sletter dine personoplysninger inden for 3 måneder. De personoplysninger, vi modtager fra dig pr. e-mail, opbevares typisk i 6 måneder, medmindre vi vurderer, at vi har behov for at gemme e-mailen i længere tid baseret på de ovennævnte parametre. Dog opbevarer vi altid personoplysninger, som indgår i bogføringsmateriale, eksempelvis betalingsoplysninger og fakturaer, i 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår i henhold til bogføringslovens regler. Hvis du er blevet skrevet på en venteliste, slettes dine oplysninger 3 dage efter arrangementet.

De personoplysninger, du afgiver i forbindelse med, at du opretter en bruger på Ticketmaster, slettes i henhold til Ticketmasters persondatapolitik.

Sikker behandling af personoplysninger

Vi gemmer hovedsageligt dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er place- ret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om personoplysninger håndteres forsvarligt og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som bruger. Hvis vi undtagelsesvist opbevarer dine personoplysninger fysisk, f.eks. hvis du har ønsket at afhente dine fysiske billetter i vores billetkontor, er de fysiske dokumenter altid placeret utilgængeligt for uvedkommende, lige- som vi har regler for korrekt sletning af fysisk materiale.

Det kan være aktuelt og nødvendigt for Musikkens Hus at ændre den gældende persondatapolitik, herun- der f.eks. ved ændringer i vores arbejdsprocesser eller i lovgivningen. Vi forbeholder os derfor retten til at opdatere og ændre denne persondatapolitik. Du vil altid kunne finde den gældende persondatapolitik på vores hjemmeside..

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger Musikkens Hus behandler om dig, hvad grundlaget er herfor, og hvor længde de opbevares, idet vi har pligt til at informere dig herom. Hvis du har spørgsmål hertil eller ønsker yderligere indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og hvordan vi behand- ler dem, er du altid velkommen til at kontakte os på nedenstående mailadresse.